En casa siempre hay algún mail esperándonos pero en el trabajo, son cientos de mensajes los que nos acechan. En mi antiguo puesto, solía recibir alrededor de 200 mails diarios. Tenía mi mensajería abierta continuamente. A ella llegaban todo tipo de mensajes: algún cliente más o menos enfadado, algún compañero de trabajo en apuros, un “spam” que otro, mi familia… Muy variopinto.
Lo más inquietante era el momento de la vuelta de vacaciones. Los mails no dejaban de fluir. Miles de mensaje en negrita y una pregunta en mi cabeza, “¿Por dónde narices empiezo?”
Os desvelo mis secretillos a la hora de organizar mis mails. Me han hecho ganar muchas horas en los últimos años,
1) Vete tratando tus mails uno a uno
Los mails deben ir tratándose uno a uno, idealmente cronológicamente, sin idas y venidas entre mensajes para evitar perder tiempo.
2) Agrupa los mails por Asunto
Si llevas mucho tiempo sin abrir tu bandeja de entrada, agrupa los mensajes por Asunto. Te permitirá leer toda la conversación y evitar contestar las cuestiones ya resueltas.
3) Borra los mensajes innecesarios
Si son innecesarios, olvídate de ellos y bórralos.
4) Crea un fichero “Archivo” con subcarpetas
Cada una de las subcarpetas creadas designará un corresponsal habitual o un tema.
Tan pronto un mail sea tratado, deberá colocarse en la carpeta correspondiente. Esto te permitirá mantener limpia tu bandeja de entrada y, sobre todo, ser capaz de encontrar el mail si alguna vez lo necesitas.
5) Crea subcarpetas dentro de la bandeja de entrada reservadas exclusivamente a los mails “Pendientes”
Estas rúbricas corresponden a mensajes leídos pero aún no tratados. Se trata de mensajes pendientes y que aún no pueden ser archivados. Estas carpetas pueden llevar nombres de este tipo: “Listo para responder”, “Acción necesaria”, “Espera información”…
6) Mantén en tu bandeja de entrada sólo aquellos mensajes sin leer
El resto de mensajes habrá sido eliminado, archivado o colocado en una de las carpetas de pendientes.
7) Usa los marcadores
Los marcadores pueden ser una gran ayuda visual a la hora de ordenar mensajes.
Yo, por ejemplo, siempre marco mis mensajes de alta importancia con un marcador rojo.
8) Crea reglas de mensaje
Te permitirán organizarte mejor.
Por ejemplo, yo recibo un boletín financiero, que leo en mis ratos libres. Lo suelo mandar directamente a una subcarpeta que he creado a este efecto. Automatizo lo que debería hacer a mano y mantengo mi bandeja de entrada limpia. Cuando tengo un poquito de tiempo, sé dónde encontrar mi “newsletter”.
9) Utiliza los servicios anexos como los Contactos o el Calendario
No tener que buscar una dirección de correo electrónico, conocer un teléfono al instante, saber exactamente a qué hora está programada una reunión… El tratamiento de tus mails se volverá más rápido si tienes fácil acceso a toda la información que necesitas.
10) Haz copias de seguridad de tus ficheros de correo
Es la única manera de evitar graves pérdidas de información si se da un problema en tu ordenador (material, virus…)
Idealmente, tu bandeja de entrada sólo constará de algún mensaje en negrita. Ocasionalmente, te la encontrarás vacía. En ese caso, ¡victoria! Has ganado la batalla a los mails.
Momento Chips
Entre 80% y 90% de todos los mensajes de correo electrónico enviados en el mundo son no deseados (correo basura o “spam”).
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